A polÃtica do viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa qual preza pelo controle do custos e similarmente identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos do viagens bem definidos otimiza rotinas, garante que os gestores permitam controlar ESTES gastos e de que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda assim, é preciso que a polÃtica do viagens faça Parcela do POR DIA a POR DIA do quem realiza as viagens e que o engajamento garanta o cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da polÃtica por viagens corporativas. Continue utilizando a leitura e entenda o conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar os processos da polÃtica por viagens na tua empresa!
Este de que é e qual a importância de uma polÃtica de viagens corporativas?
A polÃtica por viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo de viagens corporativas por uma empresa. Possui como objetivo aumentar o compliance e controle do custos utilizando viagens, além do prevenir erros em registros por despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na polÃtica sãeste descritos ESTES procedimentos para a realização por viagens representando a empresa. A partir de o processo de solicitação de serviçESTES por viagem, à s normas por valores por despesas e prestações por contas.
O Género de documento é crucial para de que colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, de que por tua vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por qual deter uma polÃtica por viagens corporativas natural definida?
Você tem ideia do quanto tua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género do controle nãeste é apenas importante tais como essencial de modo a a saúdo financeira do um negócio.
Mesmo que viagem para fechar um contrato, de modo a prestar 1 serviçeste, para participar do um treinamento ou destemido compromisso corporativo, ter uma previsão do gastos e a certeza do que os reembolsos serão feitos dentro dos padrões Têm a possibilidade de, até mesmo, reduzir custos com deixar este conforto do lado ou diminuir este número por viagens.
A polÃtica do viagens corporativas entra saiba como uma forma do padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo o fluxo da viagem, desde a adquire das passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste de contas, é realizado utilizando bastante Ainda mais assertividade.
Vale lembrar que a polÃtica deve criar sentido usando as necessidades da empresa e de seus colaboradores. 1 equilÃbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Com o tempo, a polÃtica por viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando este assunto é viagem corporativa.
Este qual uma polÃtica por viagens corporativas precisa ter?
Uma polÃtica por viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas através tua empresa. Para de que esta comunicação seja efetiva, é necessário qual ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Assim sendo, para evitar a má interpretação DE regras e este baixo engajamento, a sua própria polÃtica do viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que o presente documento se conecte aos seus colaboradores e não mesmo que alheio ao POR DIA a POR DIA do viajante. Assim sendo possua estes pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias de despesas eles podem possibilitar gastar;
• Seja realista: A redução por custos é fundamental para seu programa do viagens, mas por nada adianta definir tetos do gastos baixÃssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, então seja breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na tua empresa, certifique-se de de que é responsabilidade por alguém validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a polÃtica e saiba como Têm a possibilidade de ser melhorado.
• Crie uma polÃtica orientada à digitalização: Garanta de que a sua própria polÃtica por viagens possa ser aplicada em softwares de gestão por viagens, ESTES OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para tua gestão, é importante qual a polÃtica possa ser adaptada para outros meios para além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: 3 dicas para atualizar seu programa de viagens corporativas
Passo a passo para produzir uma polÃtica do viagens corporativas
Uma excelente polÃtica de viagens corporativas é pensada de modo a que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Nesse caso ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Agora que você já sabe a importância de deter uma polÃtica do viagens corporativas natural definida, chegou a hora por conferir este passo a passo para aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento do dados;
• Etapa 2: Retrato dos viajantes e as polÃticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da polÃtica de viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos por solicitaçãeste, aprovação e prestação de contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da polÃtica.
Confira cada uma das etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Previamente por arregaçar as mangas e começar a escrever a tua polÃtica do viagens, vamos lançar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, muitos setores têm interesse pelo resultado das polÃticas e processos de viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua empresa para discutir a polÃtica do viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farão usando de que ele atenda de forma integral à s necessidades do todos ESTES envolvidos.
Aprecie certos perfis de que podem possibilitar ser convidados para a discussão:
• CEO: Responsável pela visão estratfoigica do Empreendimento, é importante que a sua própria visãeste seja incluÃda pelo processo, para qual a polÃtica atenda à s necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos por viagem comumente sãeste este segundo maior custo por diversas companhias, é imprescindÃvel que a polÃtica leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: Com o viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é exatamente? O bem-manter-se, segurança e satisfaçãeste Destes colaboradores é essencial de modo a de que este objetivo das viagens mesmo que atingido;
• Lideranças DE áreas do Empreendimento interessadas: Quais os setores de que mais viajam na sua empresa? Traga os gestores destas áreas para a discussãeste, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestãeste das viagens precisará garantir este cumprimento das polÃticas e a eficácia de todo este programa do viagens, portanto é importante que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a polÃtica do viagens. Sua própria visão poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. O feedback é extremamente importante.
Este levantamento por dados orientará a criaçãeste DE polÃticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: mé especialmentedia do gastos, MODOS do despesas Muito mais utilizados, ESPÉCIES por serviçESTES, quais os setores que Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato Destes viajantes e as polÃticas
Diferentes perfis de viajante pedem variados polÃticas por viagem.
É comum de que, precisamente usando uma polÃtica por viagens definida, quaisquer grupos por viajantes tenham pontos positivos variados de outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação à s demais áreas.
Os casos acabam a ser tratados tais como exceções à regra. Mas se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde o feição por exceção e utilizando isso perde-se o controle.
Assim sendo, não possua medo do produzir polÃticas variados por entendimento com o perfil Destes grupos de viajantes. Blogar simplificará o controle e aumentará a adesãeste à s polÃticas, mais alinhadas à s necessidades reais dos colaboradores.
Este perfil do viajante É possibilitado a ser identificado na fase do levantamento de dados e construÃdo usando base muitos crité especialmenterios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos fortes especÃficos;
Para além do perfil Destes viajantes, é necessário compreender qual este perfil por negócio da sua empresa.
Este foco das suas viagens é utilizando objetivos comerciais, que podem vir a ser planejados com elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção do Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As caracterÃsticas do seu Empreendimento Seroada relevantes de modo a definir as normas de viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento de viagens
Este orçamento destinado à s viagens da sua empresa é uma Saber importantÃssima de modo a a construção DE regras do viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área por negócio ou por Genero por despesa.
O nÃvel de detalhamento dependerá da polÃtica orçamentária da tua empresa, mas será necessário que o processo por gestão do serviços e despesas do viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição das regras por despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização Destes custos de viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a um Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da polÃtica por viagens corporativas
Presentemente de que você já sabe quais os MODOS do viajantes, as propriedades DE viagens do seu Empreendimento, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, saiba como a emissão por afoireos, sãeste reservados e pagos previamente qual este colaborador embarque. Mas existem outras despesas, tais como alimentação e táxi, realizadas durante a viagem, que nãeste sãeste pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual este recurso de que o viajante utilizará? Esta definição é importante como impacta pelo fluxo por reembolsos e prestaçãeste por contas, e até mesmo pelo orçamento familiar por seus colaboradores.
Cá estãeste algumas pontos do atenção de modo a se considerar ao definir este Genero por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso do despesas: O seu colaborador tem capacidade financeira de modo a arcar usando estas despesas e esperar até de que o ciclo de aprovações termine de modo a receptar o valor de volta?
Caso a sua intençãeste mesmo que trabalhar unicamente usando o reembolso por despesas, recomendamos de que você repense. Em geral, trabalhar exclusivamente com este reembolso do despesas gera insatisfação nos colaboradores que ficam utilizando este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer um adiantamento para a realizaçãeste DE despesas dos colaboradores evita o comprometimento por recursos próprios Destes viajantes, contudo exige um controle ainda mais necessário Derivado do as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestaçãeste do contas é um processo importantÃssimo. Para além disso, o meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você É possibilitado a entender Muito mais A cerca de meios de pagamento por adiantamentos neste artigo e A respeito de os riscos deste processo no artigo Adiantamento para despesas por viagens: tais como conter os riscos?
• Cartãeste de empréstimo corporativo: Esta opção além de não comprometer o salário do colaborador, não compromete o caixa da tua empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade de caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliaçãeste do inúmeras faturas de cartãeste do crédito É possibilitado a ser um desafio, assim como a validar as polÃticas em cada despesa. Portanto, procure por uma soluçãeste qual permita conciliar suas faturas com a prestaçãeste do contas dos colaboradores, Assim sendo o processo se torna Ainda mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada tipo de custo do viagem
Nas regras de despesas é essencial definir ESTES limites de maneira clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Que Genero por despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar 1 Destes recursos cedidos pela empresa de modo a pagar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas não sãeste reembolsáveis. Contudo existem outras possibilidades, saiba como as despesas do café da manhã, quando este hotel contratado possuir este serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nÃvel do detalhamento desta definição dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes de despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas Seroada englobadas em sua própria polÃtica de viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas saiba como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens por seus colaboradores? Quantos dias em mé especialmentedia eles passam nos destinos? ESTES hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos no balcãeste?
Já os valores estipulados de modo a cada Género por despesa podem possibilitar ser definidos com base na mfoiPOR DIA histórica dos seus viajantes e informações por Comércio. ESTES benchmarks sãeste recursos valiosos de modo a entender quanto empresas semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina um teto para as despesas, contudo nãeste restrinja suas opções usando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao deter autonomia orientada por limites por gastos, este viajante se sente mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir à s polÃticas utilizando mais facilidade.
Aprecie quaisquer pontos relevantes A respeito de ESTES principais MODELOS do despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste este custo de alimentação em determinadas regiões, tais como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os 2 cenários é gigantesca, deter polÃticas diferentes poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo do refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma méPOR DIA por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras A respeito de Classe por veÃculo e horário DE corridas podem ser mais assertivas e lançar Muito mais controle. Estas polÃticas Ainda mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos saiba Verifique aqui como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestãeste por múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, que permitem a comparação entre vários fornecedores.
O importante nesta categoria de despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso do km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo de desgaste do veÃculo do colaborador e a gasolina gasta. No artigo completo A cerca de despesas com quilometragem, explicamos como construir o valor por km rodado. Clique aqui para lê-lo na Ãntegra.
ServiçESTES por viagem
As polÃticas de modo a a contrataçãeste do serviços de viagem englobam tanto este processo por solicitaçãeste, quanto limites do valores permitidos.
Apesar do cada serviço de viagem ter AS SUAS particularidades, regras por antecedência de modo a solicitação eram um ponto comum entre todos ESTES MODOS por serviçeste, já de que em geral garantem melhores tarifas.
Hoje, com as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu bastante. Permitir a compra de tarifas flexÃveis, Têm a possibilidade de evitar perder o bilhete no caso de destemido imprevisto.
Ainda Nesse caso podemos definir diversas polÃticas práticas de modo a garantir este controle de custos em viagens. Aprecie a seguir exemplos do polÃticas por afoireos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em afoireos, nem em algum momento este menor preço é O MAIS PROVEITOSO preço, então cuidado com este tipo por polÃtica. Se este menor preço de aé especialmentereo for à s 5h da manhã, você introduzirá do lado o bem-estar do colaborador? Ou ainda, este custo da hora Em excesso do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponÃvel;
• Antecedência do solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôos selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela por hospedagem, é importante verificar ESTES seguintes tópicos de modo a a construção da polÃtica:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie polÃticas para capitais e interior, devido à diferença por custo nas localidades;
• Genero por quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE empresas não exige mais o compartilhamento do quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste do hotéis usando ou nenhumas café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções com café, como as diferenças do tarifas costumam ser menores;
• PolÃtica de valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Tais como orientaçãeste e não obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua convénio utilizando fornecedores de serviços, nãeste deixe por especificá-los nas polÃticas e garantir de que estejam disponÃveis de modo a a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos do solicitação, aprovaçãeste e prestaçãeste do contas
Como sabemos, a polÃtica do viagens funciona saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual o procedimento para solicitar serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá atravessar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste dos pedidos, a compra e reserva de serviçESTES, além do aumentar este controle Derivado do os custos.
Da mesma FORMATO, descreva as regras de modo a prestação por contas. Assim, seus viajantes saberãeste saiba como justificar seus gastos, com Lindas as informações que seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle do prestaçãeste por contas via planilhas, não são nada eficientes à medida de que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestãeste por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo por solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste DE polÃticas pelo momento da seleção Destes serviçESTES, minimizando ESTES custos de viagens e potencializando o seu controle e gestão.
⇒ Controle do polÃticas em planilhas de despesas: realmente funciona? Leia este artigo completo e descubra a melhor forma do validar AS SUAS polÃticas.
Etapa seis: Segurança e natural-estar
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância do deter orientações claras A cerca de tais como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-estar do viajante precisa ser uma prioridade para a sua própria empresa. Assim sendo, dedique uma sessão em tua polÃtica para descrever estes procedimentos e contatos de emergência de modo a garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da polÃtica do viagens corporativas
Presentemente qual você construiu sua polÃtica, o engajamento dos colaboradores dependerá do uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Cá estãeste algumas ideias do comunicaçãeste de modo a conscientizaçãeste Acerca a polÃtica por viagens da empresa:
• Campanha por e-mails de modo a todos ESTES colaboradores;
• Resumo DE polÃticas em formato por infográfico;
• Lembrete utilizando as polÃticas 1 POR DIA previamente DE viagens;
• Validaçãeste automática do polÃticas pelo software por gestãeste por viagens;
• Aceite DE polÃticas pelo software de gestãeste de viagens.